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Geltendmachung der Kosten des laufenden Betriebes?

Ob ein Kfz dem Privat- oder Betriebsvermögen zugerechnet wird, hängt vom Ausmaß der betrieblichen Nutzung ab. Wird das Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt, so zählt es zum Betriebsvermögen, bei einer betrieblichen Nutzung von weniger als 50 % ist es dem Privatvermögen zuzurechnen.

Kfz im Betriebsvermögen

Wird ein Kfz dem Betriebsvermögen zugerechnet, so sind als Aufwendungen für den Betrieb des Kfz neben den laufenden Betriebskosten (Benzin, Reparaturen, Versicherung) auch die Absetzung für Abnutzung (AfA) anzusetzen.
Bei der Berechnung der Abschreibung und der anschaffungskostenabhängigen Nutzungsaufwendungen (Kasko Versicherung, erhöhte Servicekosten, Zinsen, usw.) ist ab 2005 in Verordnungsform die Angemessenheitsgrenze von € 40.000,00 (von 1991 bis 2004: € 34.000,00) und die gesetzliche Mindestnutzungsdauer von 8 Jahren zu berücksichtigen: Kostet der PKW mehr als € 40.000,00, so sind die darüber hinausgehenden Anschaffungskosten steuerlich nicht absetzbar.

Kfz im Privatvermögen

Für ein Kfz, das sich im Privatvermögen des Steuerpflichtigen befindet, besteht ein Wahlrecht, ob die auf den betrieblichen Anteil entfallenden tatsächlichen Kosten angesetzt oder das Kilometergeld von € 0,42 (Wert bis 30.6.2008: € 0,376) verrechnet werden. Das amtliche Kilometergeld kann höchstens für 30.000 Kilometer pro Kalenderjahr angesetzt werden. (Liegt die Kilometerzahl für betriebliche Fahrten bei mehr als 30.000 Kilometer pro Kalenderjahr wird in den meisten Fällen das Kfz ohnehin dem Betriebsvermögen zuzurechnen sein und folglich der tatsächliche Aufwand geltend zu machen sein.)
Wird das Kilometergeld abgesetzt, sind damit sämtliche Aufwendungen (auch Maut- und Parkgebühren) abgegolten. Nur Schäden auf Grund höherer Gewalt (z. B. Unfallkosten) können gegebenenfalls zusätzlich zum Kilometergeld geltend gemacht werden.
Wie kann nachgewiesen werden, zu welchem Anteil das Kfz für betriebliche Fahrten einerseits und zu privaten Fahrten andererseits verwendet wird?
Der Nachweis der Fahrtkosten kann mittels eines Fahrtenbuches bzw. durch andere Aufzeichnungen, die eine verlässliche Beurteilung ermöglichen, erbracht werden. Aus dem laufend geführten Fahrtenbuch müssen das Datum der betrieblichen Fahrt, Ort, Zeit und Kilometerstand jeweils am Beginn und am Ende der betrieblichen Fahrt, Zweck jeder einzelnen betrieblichen Fahrt und die Anzahl der gefahrenen Kilometer, aufgegliedert in betrieblich und privat gefahrene Kilometer, ersichtlich sein. Anhand der Aufteilung auf betriebliche und private Fahrten wird bei Geltendmachung der tatsächlichen Kosten ein Privatanteil ausgeschieden.

Vorsteuerabzugsberechtigte KFZ („Fiskal-LKW“)

Wenn Sie als Unternehmer die Anschaffung eines Kraftfahrzeugs überlegen, gibt es die Möglichkeit, einen so genannten Fiskal-Lkw (Kastenwagen, Klein-Autobus, Pritschenwagen) zu erstehen.
Der Fiskal-Lkw bietet Ihnen verschiedene steuerliche Begünstigungen:
Möglich ist ein Vorsteuerabzug.
Zweitens ist eine kürzere steuerrechtliche Abschreibungsdauer statt der zwingenden acht Jahre erlaubt.
Darüber hinaus entfällt im Falle einer Anschaffung eines Fiskal-Lkw die Angemessenheitsprüfung, die normalerweise bei der Anschaffung eines Personenkraftwagens – so die Anschaffungskosten € 40.000,00 übersteigen – durchgeführt werden muss.

Leasing

Wird ein Fahrzeug geleast, ist zu unterscheiden; liegt tatsächlich Miete vor (= Operating Leasing) oder handelt es sich um eine verdeckte Anschaffung (=Finanzierungsleasing).
Liegt Operating- Leasing vor, sind die Leasingraten in voller Höhe als Betriebsausgabe abzugsfähig.
In den Fällen des „klassischen“ Finanzierungsleasings ist davon auszugehen, dass die Amortisation der Anschaffungskosten des Fahrzeuges konkret in der Leasingrate einkalkuliert sind. In diesem Fall ist ein „Aktivposten“ zu bilden, der 1996 im Einkommensteuerrecht normiert wurde. Dieser soll verhindern, dass die Mindestnutzungsdauer und die Angemessenheitsgrenze für PKW dadurch umgangen wird, dass ein Fahrzeug geleast wird.
Im Ausmaß des Aktivpostens sind die Leasingraten vorerst nicht absetzbar.
Konkret errechnet sich der steuerliche Aktivposten wie folgt:

Der Aktivposten ist nicht endgültig verloren. Wird der PKW am Ende der Leasingdauer dem Leasinggeber zurückgestellt, kann die Summe der in der Leasingzeit angesammelten Aktivposten beim Leasingnehmer als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Wird er gekauft, ist der Aktivposten als Teil der Anschaffungskosten zu behandeln und auf die Restnutzungsdauer abzuschreiben.

Privatnutzung des Betriebs-PKW durch Dienstnehmer sind steuerpflichtige Sachbezüge

Es ist als Sachbezug monatlich 1,5 % der Anschaffungskosten (inklusive Umsatzsteuer, auch wenn der Dienstgeber vorsteuerabzugsberechtigt ist, wie z. B. bei Kleinbussen), maximal jedoch monatlich € 600,00 anzusetzen. Bei Gebrauchtfahrzeugen die nicht älter als fünf Jahre sind, ist jedoch auf den Neupreis abzustellen. Wird das Fahrzeug im Jahresdurchschnitt für Privatfahrten von höchstens 500 km monatlich benützt, so ist der halbe Sachbezugswert (0,75 % der Anschaffungskosten, maximal € 300,00, monatlich anzusetzen.