Wie lange muss ich Steuerunterlagen aufbewahren?

Papier oder WORM

In vor-virtuellen Zeiten war die verpflichtende Aufbewahrung von Dokumenten ein deutlich größeres Problem als heute. Große Unternehmen mussten Tonnen von Papier einlagern, um der gesetzlichen Verpflichtung gerecht zu werden. Heute können Belege zwar immer noch in Papierform aufbewahrt werden, aber ebenso mittels optischer Archivierungssysteme, wie etwa Mikrofilm oder optische Speicherplatte oder in elektronischer Form durch Speichern auf so genannten WORM-Datenträgern. Diese können nicht verändert, sondern nur gelesen und auch nur bis zu ihrer Kapazitätsgrenze beschrieben werden, so dass eine nachträgliche Manipulation des Bestands oder ein Überschreiben nicht möglich ist.

Abgabenpflichtige müssen sicherstellen, dass die verwendeten Speichermedien bis zum Ablauf der Aufbewahrungspflicht ausgelesen werden können. Dazu muss die notwendige Infrastruktur vom Abgabenpflichtigen bereitgestellt werden.

„Das verflixte siebte Jahr“ …

hieß eine berühmte Filmkomödie der 1950er-Jahre. Das ist aber nicht der Grund, warum wir Bücher und Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie die für die Abgabenerhebung bedeutsamen Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen im Original sieben Jahre hindurch aufzubewahren haben (Ausnahmen siehe unten). Denn verflixt wird es erst, wenn wir das nicht tun. Dann kann die Finanzbehörde die wirtschaftlichen Ergebnisse schätzen, was in der Regel dem Abgabepflichtigen nicht zum Vorteil gereicht.

Wenn ein Verfahren im Zusammenhang mit der Abgabenerhebung anhängig ist, müssen die dafür relevanten Belege bis zu dessen Abschluss aufbewahrt werden.

Abweichende Fristen

Das Umsatzsteuergesetz enthält eine Sonderbestimmung für Grundstücke im Sinn des § 2 Grunderwerbsteuergesetzes. Danach sind Aufzeichnungen und Unterlagen, die solche Grundstücke betreffen, 22 Jahre aufzubewahren.

Darüber hinaus kennt das Umsatzsteuergesetz noch eine zusätzliche Aufbewahrungsfrist für Unterlagen im Zusammenhang mit elektronisch erbrachten Leistungen, wie Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden und für die der neue Mini-One-Stop-Shop (MOSS) in Anspruch genommen wird. Hier beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre.

Stand 30. April 2021

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